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이번 프로그램 개발은 2022년 실시한 '학교공문서 진단 키트 활용 업무효율화' 컨설팅에서 나온 교직원 건의사항에 대한 방안을 모색하기 위함이다. 정책기획과 학교지원기획팀은 교직원 불편 해소를 위해 관련 업무담당자들과 TF를 구성했고 정보보안 검토와 사용자 매뉴얼도 제작했다.
먼저 '공문서 개인수신그룹 자동 생성 프로그램'을 시범 운영한다.
공문 개인수신그룹 자동 생성 프로그램은 2022년에 개발해 시범운영 한 '공문서 수신처 자동 지정 프로그램' 업그레이드 버전이라는 평가를 얻고 있다. 공문 수신처 지정 프로그램이 보급되기 전에는 교육행정기관 업무담당자들이 100개~200개가 넘는 학교를 일일이 지정하기 어려워 전체 학교를 대상으로 일괄 공문을 시행해 해당없는 학교까지도 불필요한 공문이 수신되는 불편이 있었으며 수신 학교만 지정하기 위해 2~3시간에 걸쳐 지정과 확인을 반복했다.
이제는 한글이나 엑셀로 작성한 학교 목록을 프로그램에 붙여넣기만 하면 1분 이내 프로그램이 자동으로 검색해 개인수신그룹을 만들어준다.
또한 '소통메신저 개인수신그룹 자동 생성 프로그램'을 개통한다.
소통메신저는 충북교육청 소속 모든 교직원이 사용하는 소통과 협업 위한 창구이다. 교직원들은 출근하면서부터 퇴근 시까지 소통메신저로 각종 업무 공유와 의견 수합, 회의, 투표, 설문 등의 기능을 이용하고 있다.
여기에 '개인수신그룹 자동 생성' 기능이 더해져 교직원들은 더욱 편리하게 충북교육청 산하 교직원들과 여러 네트워크를 구성하고 소통할 수 있다.
윤건영 충북도교육감은 "행정업무 자동화를 위해서는 디지털 기반으로 행정업무 절차를 재설계하고 디지털 기술을 활용해야 한다. '공문, 소통메신저 개인수신그룹 자동 생성 프로그램'은 사람이 반복해 처리하던 업무를 자동화해 업무효율성과 정확성이 비약적으로 증가한 좋은 사례이다. 또한 여러 부서의 전문가들이 TF에 참여해 협업을 이뤄 교직원 불편함을 민첩하고 신속하게 개선한 노력이 돋보인다"라고 말했다.
